采购申请单是采购需求的主要来源之一，是使用部门或计划部门根据采购计划或物料需求，向采购部门提出申请采购的单据；申请单经过相关部门审核后，才能进行采购。

定义采购申请单的单据类型、业务组织、采购组织、物料、单位等。

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采购申请单的单据类型，从采购申请单单据类型基础资料中选择

采购申请的类别，携带单据类型上申请类型字段，分为物料、资产、费用等

申请单的发出组织

需求物料的组织，即物料入库后的货主

采购申请单的批准数量，只有审核中才能够编辑，必须大于零

采购申请单创建时，到货日期 = 建议采购日期 + 提前期，采购申请单由上游单据下推生成时，到货日期由上游单据携带。

负责收料的组织，可以选择与需求组织有委托保管关系的业务组织。

负责采购的组织，可以选择与需求组织有委托采购关系的业务组织。

采购物料的建议供应商，自动携带物料上的默认供应商。

以下表体页签均可翻页，每页与表体明细分录行一一对应

物料对应的BOM版本，从BOM清单中选择

等同于明细页签的需求组织

具体提出需求的部门，可以选择需求组织下的部门

等同于明细页签的采购组织

具体负责采购的业务员，可以选择采购组织下的采购员

等同于明细页签的收料组织

具体负责收料的部门，可以选择收料组织下的部门|

物料的到货日期，与表体明细页签到货日期联动

物料的总提前期。提前期包含：固定提前期，变动提前期，检验提前期，数据来源于物料主数据计划属性页签中的设置。

1. 采购申请单单据状态说明，请参考单据状态通用说明
2. 采购申请单单据操作分为整单操作与行业务操作两种

• 未作废状态

1. 执行单据新增时，单据默认是未作废状态
2. 表示当前单据为正常、可用的

• 作废

1. 执行作废操作时，系统将单据的作废状态字段置为【作废】
2. 作废只能针对创建或重新审核的单据，已审核的单据不能做废
3. 作废状态下，表示当前单据除查看、反作废、打印、附件、引入引出等操作，其它操作不允许，包括编辑和关联操作

• 未关闭状态

1. 单据新增时，关闭状态为未关闭
2. 整单未关闭时，表示当前单据未被下游单据执行完成，仍可继续进行相关的业务操作

• 关闭

1. 在下游单据执行完成时系统自动触发关闭，或由用户手工进行整单关闭
2. 关闭只能针对已审核未关闭的单据
3. 表示当前单据已经由下游单据执行完成，整单关闭的单据可以进行除查看、反关闭、附件、打印、引入引出等操作，其它操作不允许，包括编辑和关联操作
4. 采购申请单所有分录行均业务关闭，采购申请单自动关闭

• 反关闭

1. 系统自动触发反关闭，或由用户手工进行整单反关闭
2. 自动关闭的采购申请单存在未业务关闭的分录，采购申请单自动反关闭
3. 不能对自动关闭的采购申请单进行反关闭操作

• 正常状态

1. 执行单据新增时，单据默认业务关闭字段是【正常】状态
2. 表示订单的当前记录行未被采购订单关联完成

• 业务关闭

1. 业务关闭只能由系统自动进行
2. 采购申请单表体[其他]页签的订单数量>=申请单表体[明细]页签的批准数量时，采购申请单记录行自动行关闭
3. 单据记录行为业务关闭状态时，除查看、打印、引入引出等操作外，不允许进行其他操作，包括编辑和关联操作

• 业务反关闭

1. 业务反关闭只能由系统自动进行
2. 已业务关闭的采购申请单表体[其他]页签的订单数量＜申请单表体[明细]页签的批准数量时，采购申请单记录行自动业务反关闭
3. 业务反关闭后系统自动修改业务关闭状态字段为“正常”

• 正常状态

1. 执行单据新增时，单据默认业务终止字段是【正常】状态
2. 表示当前单据可以正常进行业务处理和操作

• 终止

1. 业务终止是由用户手动进行的业务操作
2. 已审核、未关闭、未终止的采购申请单可以进行业务终止操作
3. 业务终止表示由当前记录行不再进行相关的业务处理；被终止的分录可以进行除查看、反终止、打印、引入引出等操作，其它操作都不允许，包括编辑和关联等

• 反终止

1. 业务反终止是由用户手动进行的业务操作
2. 业务终止的采购申请单分录可以进行业务反终止操作
3. 反终止后系统自动修改业务终止状态字段为“正常”

采购申请单上支持库存查询功能，直接调用库存数据，具体库存查询的规则如下：

• 库存查询规则

| 判断条件 | 过滤条件 | 查询结果 |

合并功能主要应用于客户对采购申请单数据的整理，用户可以按业务需要例如按采购组织、需求组织等过滤出采购申请单列表，然后对多张采购申请单据进行合并，满足以下条件的申请单才能合并：

1. 单据状态为“创建”，且作废状态为“未作废”的采购申请单才能进行合并
2. 相同单据类型的采购申请单才能进行合并
3. 必须【采购组织】、【需求组织】相同的采购申请单才能进行合并
4. 采购申请单上存在源单单号，则不能进行合并
5. 采购申请单上的币别对合并没有影响

• 采购申请单的合并必须遵从以下规则：

1. 采购申请单合并后不记录合并前后单据的对应关系
2. 合并在单据编码最小的申请单上，其余单据在合并后系统自动删除
3. 合并时，单据头信息默认取第一张单据（即单据编码最小的单据）的单据头信息
4. 合并时，单据体的记录行依照单据编码顺序以及行号依次并在单据编码最小的申请单上
5. 合并时，新单据体如果存在相同的物料、且物料属性相同时，将相同物料的数量合并，合并后的物料记录行其他信息默认取第一条物料的对应信息
6. 合并时，如果进行合并的记录中，相同属性的物料，如果单位不一致，则统一转换为采购单位，申请数量按采购单位进行转换后，再进行合并。合并到新单的单位为采购单位，申请数量为转换合并后的数量
7. 合并时，单据体上相同的物料，但物料属性不相同时，不对该记录行进行物料的合并
8. 合并后的新单为创建状态，单据编码符合编码规则自动编码

采购申请单具有拆分功能，拆分功能是指对一张采购申请单，可以按照分录行拆分成多张采购申请单，拆分同样不记录单据前后的对应关系，拆分需要遵循以下规则：

1. 单据状态为“创建”，且作废状态为“未作废”的采购申请单才能进行拆分
2. 只能对同一张采购申请单上的不同分录进行拆分
3. 不能选择一张采购申请单上的所有分录进行拆分
4. 新的申请单生成时，默认取原单的所有表头信息，表体信息取拆分记录行所在的原单信息；新的申请单按单据编码规则自动编码，产生后默认为创建状态；

在采购申请单列表中可以进行指定供应商操作，具体操作规则如下：

1. 选择多条记录分配时，系统控制只能选择记录行采购组织相同的情况下才能同时指定
2. 只能选择单据状态为“已审核”、业务终止状态都为“正常”的单据进行指定
3. 申请单已被下游单据关联，不影响指定供应商操作
4. 只能选择当前分录的采购组织下存在有效价格的供应商，

采购申请单可以下推采购订单，也可以在采购订单界面选单采购申请单生成采购订单，实现关联业务的转化，采购申请单与采购订单转化的规则如下：

1. 单据状态为“已审核”，且业务关闭状态为“正常”，且业务终止状态为 “正常”的采购申请单才能转换为采购订单
2. 在采购订单界面选单时，可选择的申请单列表界面默认只过滤出符合上面条件的申请单
3. 申请单下推订单时，申请单的字段关联携带到订单上
4. 采购申请单转换为采购订单时按平台的方式支持一对一转换、多对一转换、按分组策略合并转换
5. 采购申请单的分组策略支持按物料、供应商、采购组织、到货日期等的合并转换
6. 按分组策略转换时存在相同记录行合并转换，则采购订单的交货明细页签需要跟踪到源单的单号、行号
7. 采购订单保存后，关联反写申请单的关联数量字段；订单删除后，也需更新申请单的关联数量字段；采购订单审核后，关联反写申请单的订单数量字段，订单反审核后，也需要更新申请单的订单数量字段